(예병일의 경제노트, 2005.12.14)

최소의 자본으로 최대의 효율을 거두라. 이는 이메일 커뮤니케이션에도 적용된다. 연애편지가 아닌 이상 3줄안에 주요내용을 담아라. 가령 ‘23일 동창회 모임’등 제목안에 전체내용을 요약하는 것도 효율성을 높이는 방법이다.
일단 상대방이 스크롤을 하지 않도록 하는 것이 좋다. 만일 3줄안에 담지 못할 내용이라면 이메일보다는 직접 대면 또는 전화로 이야기해야 하는 사안이다.

이메일을 받는 원칙에서 중요한 것은 신속한 회신이다. 대부분 생각정리를 한 후 답변을 해야지 미루다가 시간을 놓치는 경우가 많다. 이런 경우엔, “좀 더 생각을 한후 00일까지 답변을 드리겠습니다”라고 추후약속을 하면 된다.

'사무효율전문가 스테파니 윈스턴이 말하는 ‘CEO들의 성공적인 업무처리'' 중에서(세계일보,2005.12.14)

이메일이 중요한 커뮤니케이션 수단으로 자리를 잡았습니다. 업무, 개인적인 일 등으로 우리는 하루에도 수 십 통씩 이메일을 주고받습니다.

‘성공하는 CEO들의 일하는 방법’이라는 책을 쓴 미국의 스테파니 윈스턴은 CEO들을 컨설팅한 결과를 기반으로 "이메일은 짧을수록 좋다"고 조언합니다.
그의 말대로 이메일은 3~4줄 이내로 짧게 요약하고, 제목에 모든 정보를 축약해 담는 것이 좋습니다. 답신을 신속히 한다는 원칙을 세우고 지키는 것도 미루다 시간을 놓쳐 낭패를 보는 것을 막을 수 있는 방법입니다.

윈스턴은 또 책상위를 말끔히 정돈하는 습관을 기르라고 권합니다. 그가 관찰한 정상급 CEO들은 대개 책상이 깨끗했다고 합니다. 신속하게 일이나 문서를 처리하고 위임하는 습관이 정상급 CEO들을 정상에 설 수 있게 만들었다는 것이지요.
3개월 이상 안본 자료는 '과감히' 없애고, 그날 할 일은 그날 신속히 처리해 내일 해야할 '숙제'를 남기지 않는 것도 중요합니다.

그리고 하루에 한시간은 문을 닫고 아무에게도 방해받지 않고 최우선과제를 시행하는 '파워아워'를 가지는 것이 좋다고 말합니다. 이런 '나만의 시간'을 확보해야 정말 중요한 일, 창의력이 필요한 일들을 처리해야 무언가를 이룰 수 있습니다.

이런 성공한 사람들의 시간관리 팁, 업무처리 노하우들은 우리가 벤치마킹해 '나의 것'으로 만들 충분한 가치가 있습니다.