회의시 칭찬과 감사를 잊지 말아라.  

    
회의를 할 때 보면 상대방의 발표에 대하여 곧바로 비판적 질문을 하는 경우가 종종 있다. 이러한 질문의 내면을 자세히 들여다 보면 너는 잘못되었고, 나는 맞다는 식이다. 아니면 상대방은 부족하고 나는 더 많이 알고 있다는 식이다. 이런 태도로는 회의를 생산적이며 건강하게 이끌어 갈 수 없다.

누군가가 발표를 하거나 대안을 제시했을 때, 질문이 있다면 항상 상대방의 발표나 대안에 대한 칭찬과 인정 그리고 감사하는 마음을 먼저 표시하면서 질문을 해야 한다. 이것은 상대방에게 저항감을 주지 않으면서 자신의 생각을 이야기 할 수 있는 좋은 습관이다. 예컨대 다음과 같은 표현도 좋은 예가 된다.

=질문의 예=
-발표한 내용을 들어보니 새로운 것을 많이 깨달을 수 있었는데 한가지 궁금한 점이 있습니다.
-그 아이디어는 아주 새롭고 혁신적이어서 흥분이 되는데 혹시 이런 점은 어떻게 처리하나요?
-발표 내용을 들어보니 저도 그런 상황이라면 같은 생각을 가졌을 것 같습니다. 아니 오히려 더 흥분했을지도 모릅니다. 그런데 만일 이렇게 접근했다면 상대방이 어떤 반응을 보였을 것 같습니까?

이러한 질문의 예에서 보듯이 피드백을 주고받는 경우 항상 긍정적인 태도를 유지하도록 한다. 비록 상대방의 발표가 부실하다고 해도 바로 부정적인 피드백을 주는 것이 아니라 긍정적인 태도로 피드백을 하는 것이 좋다. 또한 상대방의 생각에 대한 우려를 전달할 때에도 항상 상대방에 대한 이해와 인정에서 출발한다. 여기서 긍정적인 태도는 상대방의 입장에 대한 이해와 듣는 사람의 인내를 반영하는 것이다.

또한 상대방의 이야기를 잘 들어주는 것도 중요하다. 리더들 중에는 회의를 한다고 부하 직원들을 소집한 다음에 자신의 이야기로 일관하는 사람이 있다. 이런 사람은 마치 모든 것을 알고 있다는 듯이 여기 저기서 읽은 내용이나 들은 내용을 정리도 제대로 하지 않은 채 계속 이야기 해댄다. 부서에서 리더가 이런 모습을 보이면 부하 직원들은 마음 곳으로 ‘또 시작이구나!’라고 생각하게 마련이다. 그러면서 겉으로는 잘 들어주는 척한다. 이 때 리더는 직원들이 자신의 이야기를 잘 듣고 있다고 오해를 하며 더 열을 올리게 되는데 직원들은 머리 속으로는 엉뚱한 생각을 하면서도 변죽을 맞추느라 열심히 고개를 끄덕여 대는 것일 뿐이다. 이래서는 결코 생산성 있는 회의라고 말할 수 없다.

회의를 보다 재미있고 생동감 있게 하려면 리더는 무엇보다도 자신의 이야기를 자제하고, 직원들의 이야기를 많이 들어야 한다. 그리고 직원들이 스스로 문제점을 깨달아 새롭게 정리할 수 있도록 직접적인 지적이나 질책보다는 긍정적인 질문으로 직원들의 생각을 자극해야 한다. 이 때 직원이 자신의 생각을 고쳐 아주 좋은 의견을 내놓으면 리더는 미리 그 답안을 알고 있었다고 하더라도 부하 직원의 새로운 의견에 대하여 새로운 것을 배우는 계기가 되었다면서 칭찬과 인정을 아끼지 말아야 한다.

리더의 이러한 자세는 직원들로 하여금 자기 스스로 해내었다는 자부심이 들도록 하여 자신들의 일에 보다 몰입하고 헌신하는 동기를 심어준다. 결국 좀더 인내하고, 상대를 좀더 이해할 때, 서로간에 보다 생산적이면서도 재미있게 회의를 이끌어 갈 수 있다.

회의 시간마다 상대방에 대해서 조금만 배려해 준다면, 모두가 즐겁고도 훨씬 생산적인 회의를 만들 수 있습니다. 상대방의 이야기를 열심히 경청해 주는 것, 좋은 의견에 대해 칭찬해 주는 것, 같은 표현이라도 상대방의 감정이 상하지 않도록 좀더 부드럽게 말해주는 것, 이것은 우리가 조금만 신경을 쓴다면 얼마든지 할 수 있는 일입니다. 그리고 바로 이런 작은 노력들로부터 즐겁고도 생산적인 회의 문화가 꽃피기 시작합니다.