대부분의 직장인들은 빈번하고 내용 없는 회의로 인해 자신의 일을 하지 못하는 상황에 자주 직면한다. 도대체 무엇 때문에 그토록 많은 회의가 빈번하게 이루어지는 것일까?

한 사람으로는 회의가 되지 않으니 몇 명의 필요한 인원이 모이게 되고, 모여서 상담을 하거나 전략을 짜거나 무엇인가를 결정한다. 이것이 일반적인 회의의 모습이다. 물론 어떤 회사도 잡담이 즐거워서 회의를 하거나 서로 칭찬하거나 헐뜯기 위해 회의를 하는 경우는 없다. 필요하다면 몇 명이 모여도 상관은 없다. 장시간 논의해야 하는 중요한 사항과 관련된 것이라면 몇 시간이고 의논해도 좋다. 이것이 원칙이다.
그러나 일반의 예상과는 다르게 회의는 가능한 짧은 편이 좋다. 시간을 정해놓고 하지 않는 행위는 긴장감을 불러일으키지 못해 회의의 생산성을 떨어뜨릴 뿐만 아니라 부가적으로 회의 이후 개개인의 업무복귀에 방해요인으로 작용한다. 그럼에도 불구하고 대부분의 회사에서 불필요한 회의를 오랫동안 끌면서 하는 이유는 간단하다. 어느 새 회사 내에서 ”회의를 한다”는 사실 자체가 목적이 되어 버렸기 때문이다.

전국에 지점을 가진 한 회사가 지점간의 경쟁을 부추겨서 매출을 늘릴 목적으로 매달 한번 씩 지점장 회의를 열었다. 반나절에 걸쳐 각각의 매출을 발표하기도 하고 정보나 판매 노하우를 교환하기도 하는 그 회의는 처음에는 그 효과가 있는 듯 했다. 그러나, 언제나 같은 멤버였기에 누가 어떤 말을 할지 예측이 가능한 지극히 당연하고 반복적인 패턴의 회의로 전개되어갔다. 회의의 본제에 소비되는 시간은 크게 단축되고 잡담이 두드러지게 많아지더니 결국, 회의에 긴장감은 사라지고 10분이면 될 내용이 1-2시간으로 늘어나는 것은 다반사였다.

만일 당신의 회사가 이런 상황이라면 당장 회의를 줄일 것을 건의해야 한다. 매출발표만을 위한 회의는 아무런 의미가 없다. 오히려 여러 팀원의 의견을 모으는 것이 아닌 단순 보고만을 위한 회의라면 그 횟수와 시간을 줄일수록 본래 회의의 의미와 목적이 살아날 것이다. 마찬가지로 보고, 연결, 상담이 목적이라면 회의는 필요없다. 당사자들간의 간단한 타협만으로도 끝낼 수 있기 때문이다. 그러한 회의를 위해 끌려와 있는 별다른 관련 없는 유능한 인재들이 시간소비를 생각해보라. 비용면에서도 불필요한 회의는 회사 차원에서 큰 손실이다.

회의의 중요한 목적 중의 하나는 참가자가 회의에서 정해진 일에 책임을 져야 한다는 사실이다. 그러나 회의에 출석하는 것만으로 책임을 다한 듯한 태도를 보이는 사람들이 있다면 이러한 사람은 분명히 회의에 참여 시킬 필요가 없을 것이다. 무엇보다 회의를 주관해야 하는 담당자들이 알아야 하는 중요한 원칙은 회의의 관건은 질이라는 것이다. 내가 지루하다고 느끼는 회의는 남도 그렇게 느끼기 마련이다. 눈치 없고 무능력한 사람에 의해 주관되는 회의가 얼마나 많은 인재들의 중요한 시간을 소비하게 만들며, 회사 입장에서 금전적인 낭비를 이끌어 내는지 다시 한번 신중히 고려해보자.