시간 낭비는 지속적인 시간관리 노력으로 막을 수 있다. 그러므로 체계적인 시간관리를 위해서는 시간을 낭비하는 다양한 요소들을 찾아내 가능한 그것들을 제거하기 위한 노력을 취해야 한다. 그러기 위해서는 다음의 몇 가지의 항목들을 검토해볼 필요가 있다.

첫째, 전혀 할 필요가 없는 일, 즉 어떤 결과도 거둘 수 없는 완전한 시간 낭비형 일을 찾아내 제거해야 한다. 이러한 시간 낭비적인 일을 찾아내기 위해서는 자신의 업무활동 중에 발생한 모든 활동들에 대해 “이 일을 전혀 하지 않았더라면 어떤 일이 일어났을까?”라는 의문을 던져보고, 만일 그 답이 “별로 중요한 차이가 없다”라고 나오면 그 다음 결론은 그 일을 당장 그만두는 것이다. 우리는 이 의문을 던져봄으로써 하지 않아도 아무런 문제가 없을 일을, 조직 내 수많은 사람들이 얼마나 많이 하고 있는지 밝혀낼 수 있을 것이다.

둘째, 다른 사람에게 맡겨라. 자신의 업무내용과 시간소요의 상태를 관찰해보면 스스로 중요하다고 생각한 일, 하고 싶은 일, 그리고 자기 책임 아래 꼭 해야만 하는 일 모두에 대해 시간이 충분하지 않다는 것은 너무나도 명확해진다. 따라서 정말 중요하다고 판단되는 일에 집중할 시간을 확보하려면 다른 사람이 할 수 있는 일은 그들에게 맡기는 방법 밖에 없는 것이다. ”권양이임”의 목적은 어떤 일을 떼내어 그것을 다른 사람에게 단순히 위임하는 것이 아니라 그것을 나 이상으로 효과적으로 할 수 있는 적임자에게 그 일의 책임을 맡김으로써 나 자신이 보다 잘 할 수 있는 과업에 몰입하기 위함이다. 다시 말해 다른 사람이 사용할 시간을 나 자신이 낭비하고 있음을 인지하는 것이 필요하다.

셋째, 나 자신의 업무 가운데서 시간 낭비 업무라고 판단되는 것이 무엇인지 주변 사람에게 물어본다. 효과적인 사람들은 체계적이면서도 거리낌없이 다음과 같은 질문을 하는 법을 배워야 한다. “내가 하는 일 가운데 다른 사람에게 전혀 도움이 되지 않으면서 심지어 다른 사람의 시간만 낭비하게 만드는 일은 없는가?” 이렇게 질문 할 수 있다는 것, 그것도 상대방으로부터 솔직한 대답이 나와도 두려워하지 않고 질문 하는 것은 효과적인 경영자의 중요한 특성이다.

시간의 낭비를 야기하는 불필요한 업무를 제거하기 위해서는 “자칫 나의 판단실수로 중요한 과업을 수행하지 못하는 것이 아닌가” 하는 두려움을 제거하는 것이 필요하다. 단순히 직장 내에서 다른 사람들과 많은 접촉을 하고 시간을 보낸다고 해서 해당 업무가 무조건 효과적으로 진행되는 것은 아니다. 오히려 인원과 조직의 자원이 지나치게 투입될수록 일 자체보다는 상호작용에만 더 많은 시간을 쏟게 될 수 있다는 점을 기억할 필요가 있다.


참고자료: 이재규 著, “에센셜 드러커”