회사 생활을 하는데 있어 빼놓을 수 없는 것이 바로 회의입니다. 그런데 대부분 관리자들은 회의에 시간을 너무 많이 뺏긴다고 생각합니다. 이는 회의가 필요한 것은 사실이나 회의 진행이 비생산적인 경우가 많이 때문입니다.


효과적인 회의를 위한 방법


효과적인 회의를 위해 우선되어야 할 것은 첫째, 꼭 필요한 사람만 참석하게 하라는 점이다. 사람이 많을 수록 말은 많아지면서 행동은 적어진다. 그러므로 회의에서 논의할 결정이나 계획에 이해관계가 있는 사람만 초대되도록 한다.

둘째, 회의 시작 시간과 끝나는 시간을 정해 놓아야 한다는 것이다. 회의가 끝나는 시간을 공고란에 적어놓고 원만한 회의 진행을 위해 회의 중간 중간에 끝나는 시간을 언급하도록 한다.

그리고 회의 시간은 최대한 짧게 정한다. 꼭 필요한 시간만 회의 시간으로 정해놓고, 그 시간을 맞추도록 한다. 회의는 짧을수록 좋다. 회의 시간을 정해놓지 않고 회의를 진행하다보면 회의는 길어지고 생산적인 논의는 이뤄지지 않으면서 소중한 시간만 낭비하는 결과를 낳는다.

셋째, 회의 안건을 적어 놓는다. 회의 안건을 반드시 미리 나누어 줄 필요는 없지만 중요한 것은 안건을 적어놓고, 회의 시 나눠준다는 점이다. 이는 회의 진행의 효율성을 높이고 참석자들에게 신뢰감을 줄 수 있다.

넷째, 회의 진행자를 정해놓는다. 회의 진행자에게는 회의 질서와 효율성을 유지할 권한과 책임을 준다.

다섯째, 노트와 회의 의사록을 작성할 사람을 정한다. 이는 향후에 참고할 만한 기록이 생기는데다 참석하지 못한 사람들에게도 도움이 된다. 비서나 보조, 혹은 직급이 낮은 사람들에게 이를 맡기도록 한다.

여섯째, 회의를 마치기 전에는 반드시 분명한 결론이나 결정을 언급하거나 혹은 다음 단계를 정리하도록 한다. 많은 회의에서 문제점으로 지적되는 것이 회의가 결론 없이 끝난다는 것이다. 회의에서 결정하고 계획한 내용을 정리하고, 특히 책임자를 정해서 다음 단계로 진전될 수 있도록 한다.

업무의 성과를 올리는데 있어 효율적인 시간관리는 필수적이다. 따라서 시간이 낭비되고 생산성을 저하시키는 요소들을 찾아 이를 제거할 수 있는 방법을 찾아 업무 시간을 보다 효율적으로 관리하는 것이 필요하다. 이는 회의시간에도 예외는 아니다. 회의 시간의 효율성을 높이되 회의의 효과성도 높이는 위와 같은 방법들이 보다 효과적이고 생산적인 회의를 만드는데 도움이 될 것이다.